Cuidados com Excel como banco de dados

O Excel não foi feito para ser um banco de dados completo. Seguem alguns cuidados.

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Notação decimal

Se escrevermos =1E3 numa célula do Excel, ele vai entender que é notação decimal (10 elevado à 3), e vai transformar o conteúdo em 1000 (teste em qualquer planilha).

Porém, e se o conteúdo que quisermos armazenar for realmente a string “1E3”? Teremos que mudar o formato da célula, de geral para texto, o que é possível, porém, requer atenção.

O mesmo é válido para qualquer número nesse formato.

Datas

Se escrevermos 1/mar numa célula qualquer, o Excel vai entender que é uma data, 01/março.

E se quisermos armazenar a string “1/mar”, por algum motivo? O Excel vai entender errado, novamente.

Números grandes

Da mesma forma, um número grande vai ser descrito em notação científica – vamos perder precisão, se o objetivo for armazenar exatamente todos os dígitos.

Muitos dos erros são devido ao tipo de conteúdo – número (int, float), datas, strings,  etc.

Num banco de dados como o Access, temos que declarar o tipo da coluna em separado ao conteúdo, o que ajuda (mas não resolve totalmente) nesse tipo de problema.

Limite de linhas e colunas

Outro erro comum. O Excel antigo (até 2003) tinha 65 mil linhas – o que era suficiente na época, mas muito pouco hoje.

O Excel atual tem máximo 1 milhão de linhas e 16 mil colunas – e isso não é suficiente para um banco grande.

Um erro possível é truncar linhas de um banco de dados, e trabalharmos com menos informação que existe de verdade.

Caso: banco de genomas

Pode parecer improvável, mas é possível errar muito sem essas noções.

Estudo: 20% dos papers de genômica tinham algum erro de Excel.

Bases de genoma têm siglas esquisitas, como SEPT2 – que facilmente pode virar 2 de Setembro!

Report Finds Microsoft Excel Causes Errors in 20 Percent of Genomics Studies | Mental Floss

Erros de arredondamento

Quanto é 0,5 – 0,4 – 0,1?

Claramente, é igual a zero.

Coloque =0,5 – 0,4 – 0,1 no Excel, e vai dar zero.

Porém, uma pequena modificação (multiplicar por 1) e vai dar -2.77E-17

=(0,5 – 0,4 – 0,1)*1

Ou seja, -2,77 elevado a -17. Um número pequeno, mas não zero.

Isso ocorre devido à erro de arredondamento, na representação do número em binário.

Aliás, esse não é um privilégio do Excel. Em Python e outras linguagens também acontece.

Ou seja, cuidado ao utilizar o Excel como banco de dados.

(Inspirado em trechos do livro Humble Pi, sobre erros matemáticos em geral)

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Visualização da semana

Veja também:

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Tenha o seu próprio dinossauro em 3D no Excel!

Inserir -> Modelos 3D -> Modelos 3D em estoque.

É possível escolher modelos diversos, e importar. Por exemplo, um dinossauro.

Com o modelo na planilha, é possível girar, redimensionar, etc.

Enquanto um dinossauro 3D não tem muita utilidade, talvez um modelo 3D de um caminhão, ou vagão de trem, ou de uma peça, sejam mais próximos da nossa realidade. A mensagem é que possível incorporar modelos assim em planilhas.

Experimente mexer no modelo 3D. Vide aqui:

https://1drv.ms/x/s!Aumr1P3FaK7joE_L67obLFwvSEUO?e=0dk8KA

Veja também:

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Gráfico dinâmico usando Excel

É possível criar gráficos dinâmicos usando o Excel, porém isso não é nativo. É necessário usar um pouco de VBA.

A lógica é usar o comando sleep e atualizar o gráfico, dentro de um loop for. Vide arquivo anexo.

Também é possível usar linguagens como o Python, mas isso envolve programação.

Outras alternativas: há sites online que criam gifs animados, dadas as imagens.

Download no Google Drive

MotionChart.xlsm

Alinhar shapes

Montando apresentações, ou no Excel mesmo, é muito útil saber alinhar corretamente os elementos do ppt.

Digamos que eu tenha os seguintes elementos a alinhar.

O comando para alinhar é Formatar -> Alinhar.

No caso, foi feito alinhamento pela parte superior, mas há várias opções para alinhar: pelo meio, pela parte inferior.

A seguir, ir em Formatar -> Alinhar-> Distribuir horizontalmente.

E aí, teremos os shapes perfeitamente alinhados e distribuídos.

Para a figura abaixo, o método foi alinhar à esquerda e distribuir verticalmente.

Dessa forma, teremos figuras alinhadas para a apresentação!

O Quadro Branco do Office

Na época do trabalho presencial, uma boa forma de comunicação era utilizar o quadro branco para ilustrar os conceitos. Como fazer o mesmo no Teams?

Na era do trabalho híbrido, uma dica é utilizar o MS Whiteboard, que vem com o Office 365.

Ir em office.com -> apps

Todos os aplicativos | Microsoft Office

Clicar no whiteboard da lista

Vai abrir um quadro branco, com opções de caneta, borracha, etc.

É possível inserir texto, formas, imagens, tudo de modo bem amigável.

Fica a dica.

Ideias técnicas com uma pitada de filosofia.

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Como escolher exatamente a cor do logo da empresa no ppt?

Esta é uma dica principalmente para apresentações.

Digamos que eu queira pintar um shape qualquer com a mesma cor do logotipo da Klabin. Como fazer?

Uma solução simples é usar a ferramenta conta-gotas. Selecionar o shape, e ir em Formatar -> Preenchimento da forma – Conta-gotas.

Com o conta-gotas, escolher a cor desejada.

Resultado:

Outra dica de cores é usar o Adobe colors.

https://color.adobe.com/pt/create/color-wheela

Pelo disco de cores, podemos escolher uma cor, e uma regra de harmonia entre cores.

Há várias regras possíveis – eu gosto da complementar:

Como usar a cor escolhida no ppt?

Debaixo das cores, tem o número delas em RGB. Podemos usar esse número. Digamos o primeiro roxo, R = 134, G = 20, B = 163

No Power Point, em Preenchimento -> Mais cores de preenchimento

Preenchendo o código RGB, o shape terá a cor indicada.

Dessa forma, poderemos ter cores agradáveis em nossas apresentações!

Att

Como traduzir legendas de filmes utilizando o Word

O Office 365 tem nativamente uma função de tradução do Bing, de tudo quando é língua.

Uma utilidade é a de traduzir legendas de filmes.

Sites como o Yifi dispobilizam uma série de legendas (ou subtitles, em inglês) para download. São arquivos texto, formato .srt.

Digamos que só tenha o arquivo em inglês, e quero traduzir em português.

Vamos fazer um exemplo com as legendas do clássico filme “Os Sete Samurais”.

1 – Abrir o arquivo de legendas .srt no Word. (Arquivo -> Abrir -> Procurar)

2 – Revisão -> Traduzir -> Traduzir documento

3 – Vai abrir uma caixinha do lado direito, perguntando a língua original e a de destino. Clicar em traduzir

4 – Pode ser que o Word peça para salvar o documento em docx, para fazer a tradução. É só salvar o mesmo em docx e prosseguir.

O Word vai abrir um segundo arquivo, traduzido.  A tradução não fica perfeita, mas quebra o galho.

5 – Salvar como texto.

6 – No player (o VLC é muito bom), carregar o arquivo salvo, e eis que temos as legendas traduzidas!

Ideias técnicas com uma pitada de filosofia

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Como compartilhar o mesmo Excel com duas ou mais pessoas ao mesmo tempo?

O Office 365 pode ajudar nisso, com a CoAutoria.

https://support.microsoft.com/pt-br/office/colaborar-em-pastas-de-trabalho-do-excel-simultaneamente-com-a-coautoria-7152aa8b-b791-414c-a3bb-3024e46fb104

Na parte superior direita, tem o Compartilhar.

A seguir, é necessário salvar o arquivo no OneDrive.

É possível enviar o link para a pessoa com quem colaborar, ou copiar o link para enviar depois.

O salvamento automático deve estar ativado. Assim, as alterações que uma pessoa fizer na planilha podem ser vistas pela outra, com segundos de diferença.

Eu não conhecia essa função. O colega Hadson Hoffer utiliza bastante, para geração de indicadores. Segundo o Hadson:

“A única dificuldade que encontramos é quando uma pessoa precisa iniciar uma linha nova e a outra precisa filtrar a tabela. Nós só precisamos ficar atentos pra que quando os filtros sejam limpos, nao ficar um espaço entre as linhas”

Fica a dica.

Alguns atalhos úteis no Power Point

É possível utilizar apontador laser, caneta, marcador, e apagar, caso você tenha feito errado.

Teste as técnicas abaixo em um ppt qualquer. Deve estar no modo de apresentação.

ctrl + l = ativa laser (o ponto vermelho da figura, que vai se mover com o mouse)

ctrl + c = ativa caneta

ctrl + i = ativa marcador

Com marcador e caneta, é possível destacar e escrever ao vivo, na apresentação.

Para apagar:

ctrl + e = ativa borracha

shift + e = apaga tudo escrito

É possível dar zoom para aumentar a região a ser mostrada da apresentação, com as teclas “+” e “-“ do computador.

+ Mais zoom na tela

– Mais zoom na tela

Essas técnicas acima podem ajudar bastante na comunicação, e são especialmente úteis nessa época de trabalho remoto.

Lista de presença de reunião no Teams

Nesses tempos de trabalho remoto, segue a seguir uma dica do amigo Saulo Siqueira.

Como baixar a lista de presença de uma reunião no Teams para o Excel?

Com isso, é possível verificar quem participou ou não da reunião, e até a hora em que ele entrou e saiu!

Importante: só pode ser feito durante a reunião.

Como temos uma rotina pesada de reuniões e controle de participantes, isso pode ser útil.

Obs.: a TI deve habilitar essa possibilidade no Teams.

Considerações:

• Somente os organizadores da reunião podem baixar relatórios de presença. Esta opção não está disponível para outros participantes.
• Se os participantes ingressarem em uma reunião antes do organizador, seus horários de junção corresponderão ao tempo em que o organizador ingressou na reunião. 

Durante a reunião, selecione Mostrar participantes 

 e escolha baixar lista de participantes 

O relatório será baixado como um. Arquivo CSV que pode ser aberto no Excel. O. O arquivo CSV contém o nome, o tempo de ingresso e o tempo de todos os participantes da reunião.

Obs.: caso não apareça a opção acima, faça uma atualização da ferramenta.

Veja também:

https://ferramentasexcelvba.wordpress.com/2020/07/24/desenhar-no-excel-e-power-point

Lab. Matemática

Ideias técnicas com uma pitada de filosofia

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