O que fazer com um Excel gigantesco?

Como lidar com uma planilha de Excel imensa?

O Excel é um software onipresente no mundo corporativo por ser fácil de usar e fornecer um poder de análise enorme. Desde o estagiário até o presidente da empresa utilizam o Excel.

Por ser tão útil, as pessoas acabam abusando dele…

Vira e mexe, alguém surge com um problema: uma planilha enorme, digamos uns 200 megabytes, com centenas de abas. O trabalho da vida do fulano está na planilha: ele abre uma nova aba para colocar uma informação aqui, outro cálculo auxiliar acolá.

O problema é que arquivos cada vez mais pesados demoram muito para fazer qualquer coisa: abrir, calcular uma fórmula, fechar. E, pior, pode-se chegar num ponto em que a memória do computador acaba, de tanta coisa sendo feita.

Excel não é um banco de dados. Uma fez, tentei usar duas tabelas de excel com 60 mil linhas cada, trabalhando com base em procv. Isto travava toda hora. Para fazer uma atualização de cálculo, 15 min…
 

Seguem algumas dicas.

1)

Excluir (não é apagar, é excluir) linhas vazias. Às vezes, uma planilha pode estar com 10 linhas com informação, mas estar utilizando 1 milhão de linhas! Isto ocorre, por exemplo, se alguém utilizar as 1 milhão de linhas, e apagar o conteúdo (com a tecla del). Isto vai apagar o valor da célula, mas o Excel vai continuar considerando que o range útil é de 1 milhão de linhas. O mesmo vale para colunas vazias.

Deve-se excluir (não apagar) esse range (selecionar as linhas, clicar com o botão direito e excluir – ou utilizar o atalhao ctrl -).

Uma forma de conferir o range utilizado é através do atalho ctrl end. Isto vai levar o cursos à última célula livre.

RangeNaoVazio.JPG

2)

Limitar o range das fórmulas. Contse, procv, somases, atingir meta, e outras fórmulas do tipo. Ao invés de mandar somar tudo, colocar uma linha inicial e uma final, suficientes para caber a tabela desejada.

Por exemplo, é muito tentador colocar uma fórmula assim, para não termos que reescrever o range se houver muito mais dados.

=SOMASES(E:E;F:F;H1)

Mas o Excel vai percorrer todos os valores da coluna F para encontrar o valor de H1. Numa planilha que já for pesada, isto vai demorar muito.

3)

Vínculos: algumas vezes, a tabela pode ter vínculos, como o da imagem a seguir. Isto pode dificultar muito a manipulação da planilha, se o vínculo for de milhares de células, por exemplo.

Este vínculo é mesmo necessário? Se não for, em Dados -> Editar links (no Excel 2010) há uma opção para excluir o vínculo.

EditarLinks.JPG

4)

Nomes. Atrelado ao tema vínculos. De vez em quando, há um nome vinculando outra fonte de informações, e pesando muito. Pode ser que nem o usuário tenha criado, mas algum outro addin que manipula o excel.

Uma forma de deletar tudo o quanto é nome é rodando o código a seguir.


Sub delNames()

Dim nme As Name

On Error Resume Next

For Each nme In ActiveWorkbook.Names

nme.Delete

Next

End Sub

5)

Deletar todo o lixo desnecessário.

Será que todos os dados da planilha são úteis para alguma coisa? Deve-se deletar tudo o que não for importante.

6)

Salvar como xlsb.

O xlsb é um formato binário, compactado de dados. A planilha pode ficar bem menor.

7) Se a planilha for mesmo muito pesada, pode ser necessário ativar o cálculo manual.

Em arquivos -> opções -> fórmulas, há a opção de mudar o cálculo de automático para manual e vice-versa.

CalcAutomatico.JPG

Há métodos mais sofisticados, via macro por exemplo. Mas os métodos acima descritos são suficientes para dar uma boa enxugada no arquivo.

 

Escrito com auxílio de Maurício Cota.

 

 


Ideias técnicas com uma pitada de filosofia: https://ideiasesquecidas.com

Ferramentas Excel-VBA: https://ferramentasexcelvba.wordpress.com/

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